長時間労働是正(残業削減)について、過去2回は仕組みやルールの策定及び社内の意識改革について触れましたが、第3回目は具体的なマネジメント手法についてお話します。

 どんな仕事も計画に沿ってこなすことが基本ですが、残業が減らない理由を突き詰めて考えると「仕事自体が計画通りに進んでいない」「その計画自体にムリがある」あるいは「無計画で仕事を進めている」ケースが少なくありません。計画を蔑ろにした完了の見通しも持たないまま行き当たりばったりの仕事をしていれば、最後には計画からはみ出た部分を残業で処理せざるを得ず、長時間労働も避けざるを得ません。

 そのような場合、上司が行うべき部下に対するマネジメントのポイントは、次の3点となります。

①どの部下に、何をやらせるのか(仕事の割り振りと配分)を決める
②仕事の指示を具体的に出す(上司のニーズを具体的に示す)
③仕事のゴールと道筋を示したうえで業務遂行を任せ、適時に進捗の管理を行う

①については、仕事の質と量の平準化ができなければ職場内で残業の格差が生じてしまうため、部下に割り振る際は現状抱えている仕事を洗い出してから、メンバー間の負荷のバランスに応じて割り振ることが必要です。そのためにも後にお話するメンバーを多能化をできるだけ進めておくことが必要です。

②については、「上司のニーズを具体的に示す」ことはとても重要です。というのも、それは裏を返せば部下にとって「自分がやらなくても良いことを知る」ことになるからです。そして、指示出しの際には納期を曖昧にせず、いつまでにとハッキリ示すことも重要です。

③については、予め仕事に取り掛かる前に、仕事のゴールと成果のイメージを示し、上司と部下の間で念入りに認識を合わせた上で、ゴールへの最短の道筋を本人に考えさえることが大切です。

 次回4つ目のステップは業務の効率化、業務改善についてお話します。

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