残業マネジメント

働き方改革関連法の施行により、残業時間の上限が設定され、超えた場合に罰則が科されるようになり、中小企業も含めて全ての企業では、残業削減を始めとする長時間労働の是正が急務の課題となっています。まずは労働時間を適正に管理することから始め、時間外労働や長時間労働が発生する原因を分析し、会社の実情に合った対策を考えましょう。

長時間労働とは

長時間労働が何時間から該当するのかに関して具体的な定義はありませんが、以下のとおり労働時間の上限規制が定められており、繁忙期であってもこの範囲内の労働時間に抑えることが義務付けられています。
一般的には、継続して45時間以上、月80時間を超える残業がある事業所は、行政の監察、指導の対象となり得るため、一つの目安と考えるべきと言えます。

労働時間の上限規制

①法定労働時間
1日8時間・週40時間
労働基準法32条で定められた労働時間の上限です。36協定を労使間で締結し労働基準監督署に届出しなければ原則として法定労働時間を超えた労働は認められません。

②「36協定」で定められた時間外労働の上限
●月45時間、年360時間
労働基準法36条で定められた「36協定」を締結・届出した場合の時間外労働の上限時間です。原則として、この時間数を超えることができなくなりますが、臨時的な特別な事情(繁忙期で業務量が著しく増加してしまう等の事情)がある場合は、次の「特別条項付き36協定」を労使間で締結、労基署に届出をすれば、以下の範囲で時間外労働をさせることが可能となります。

③「特別条項付き36協定」で定められた時間外労働の上限
●時間外労働が年720時間以内
時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満、2~6カ月間それぞれの平均が全て月80時間以内
時間外労働が月45時間を超えることができるのは年6ヶ月が限度

上記に違反した場合、罰則(6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金)が科せられるおそれがあります。

詳細は、厚生労働省の「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」をご参照ください。

長時間労働による過労死の認定基準

長時間労働により、健康障害のリスクが高まるとされる労働時間の目安が過労死認定基準(過労死ライン)であり、労働災害認定において過労死や過労自殺と長時間労働との関連性が強いと評価される時間です。

●発症前1ヶ月間で100時間を超える時間外労働
●発症前2~6ヵ月間で1ヶ月当たり80時間を超える時間外労働

60時間超の賃金割増率(2023年4月1日から中小企業にも適用)

「働き方改革関連法」による時間外労働の規制のうち、中小企業にとって影響の大きいものの一つとして、「月60時間を超える残業の割増賃金率の引上げ(現行25%、改定後50%)」があります。これは既に大企業では導入されている規制ですが、2023年4月1日より中小企業にも適用となります。深夜の時間帯に時間外労働をさせると75%の割増率となり、経営に与えるインパクトが少なくありません。
中小企業では人に仕事が張り付きやすく恒常的に時間外労働の多い職場も珍しくありません。施行はまだ先となりますが、上記時間規制の順守と共に月60時間を上回らない業務管理を心掛けましょう。

長時間労働の原因

➀慢性的な人材確保難
少子高齢化を背景とする労働人口の減少や賃金上昇が長年続いたことから売り手市場となり、人材のミスマッチから必要な人材の質や量を確保できない状況にあります。特に製造業、飲食業、建設業、最近ではIT業界など特定の業界業種において人材確保の難しさは困難を極め、業務に見合った人材の確保が進まず、結果として一人当たりの労働時間が長くなる傾向にあります。

②会社側の意識や現場マネジメントの問題
未だに労働時間の長い社員を評価したり、特定の優秀とみられている社員に仕事が偏る、部下の残業に気を配っていない、場当たり的な仕事の指示をするなど、会社や管理職が長時間労働の原因となっているケースが少なくありません。会社が管理職が意識改革に取り組み、自らが改善対策を主導することが望まれます。

③本人の意識の問題
上司だけでなく本人が残業の削減に本気で取り組んでいない、残業が野放し状態になっているケースも多くあります。例えば残業を前提としてスケジュールが組まれていたり、自分のペースで仕事をしたい、あるいは残業代が生活給化しているので一定の残業時間は欲しいなど、現場でのマネジメント意識を高く持って該当社員に対する個別指導も視野に入れ指導することが必要です。

➃無駄な業務
長い間の習慣や馴れ合いでこなしている業務に多くの無駄が生じていることがあります。例えば、何気なく行っている「朝礼」、実績報告会の様相を呈している「会議」、形式化している「稟議、手続き」等、一日の仕事の流れを追っていくと生産性向上に寄与しない、あるいは無駄な工数が発生ししている行動やイベントが少なくなくありません。また、個人が抱えている仕事の中にも前任者から引き継いだ通りに続けていたり、他にも工夫改善の余地がある仕事もあるはずです。それらが積み重なって本来は不要な残業につながっている可能性がありますので、一旦、全ての業務を可視化し、無駄を見つけ出して排除する作業に取り組むことが必要です。

コンサルティングのポイント

➀トップによる削減への意思表示
長時間労働の是正は全社で取り組む業務改革です。そのために大切なことはトップが全社員に向けてメッセージを発信することから始めなければなりません。残業削減の方針を示す際には、「全社で月●●時間(▲▲%)を削減する」「毎週水曜日はノー残業デーとし、全社員が必ず定時に退社する」などより具体的な目標値やアクションプランを掲げることが効果的です。併せて、残業削減は「会社のためではなく、従業員のために行う」ことを強調し、社員に対する健康面の配慮や効率性アップによる賞与還元など、残業削減の目的が自分のこととして捉えられるようにすると受け入れやすくなります。

②マネジメントの意識変革と行動変容
まずは、会社や現場のマネージャーが長時間労働に対する意識を変えることです。ただ、長年染み付いた慣習や意識を変えることは簡単ではありません。残業を良しとしないカルチャーを全社に醸成させるため、経営層や管理職に対して教育を施すことから始めるべきです。残業規制の法的根拠、残業増大による社員の健康面や会社の経営面からもたらされる弊害、現場における残業管理の手法などを研修を通じて浸透を図ります。
また、組織や職場で削減目標を掲げ、メンバーが同じ方向を向いて残業削減に取り組ませることも効果的です。

③評価制度の見直し
「残業して成果を上げるだけでは評価されにくい、生産性を加味して評価をされる」ことを人事評価のポリシーに反映させることも重要です。限られた時間の中でどう成果を出すのかを自ら考えさせ、今後は高い意識を持ち、工夫や改善を重ねながら仕事に取り組まなければ評価されにくいことを根付かせるために評価制度を見直すことも重要です。特にリモートワーク下では、社員の集中力が途切れがちとなり長時間労働に発展するケースも少なくなりません。

➃業務の可視化とチーム内連携の強化
チーム内で「どのメンバーが、どんな業務を、どのくらい」やっているのかを見えていれば、業務に内在する無駄な工程を発見し、業務改善の手を打つことも可能となります。また、時間設定や事前のアジェンダ共有も行わず惰性で行い結論も出ないような会議や打ち合わせなど明らかに不必要なものは思い切って省くことも必要です。また、チーム内で連携が不足していることにより、特定の社員に業務が偏っているにもかかわらず上司や同僚がサポートできていない場合などに頻繁に長時間労働が発生することが考えられます。こういったことも業務の可視化が進んでいれば未然に防ぐことができます。特に在宅勤務などで周囲の働き方が見えないことによる連携不足にも注意が必要であり、チャットツールや社内SNS等を駆使してチーム内の意思疎通を図ることが大切です。